Gebruikershandleiding Beveiligd Mailen

Dit artikel geeft instructies voor het gebruik van de dienst 'Beveiligd Mailen' via de plug-in óf add-in in Outlook.

Vanuit Outlook kun je eenvoudig veilig mailen. Daardoor is het transport gegarandeerd beveiligd. Beveiligd Mailen voldoet aan NTA7516 veiligheidsstandaarden

Dit artikel geeft enkel instructies voor de dienst Beveiligd Mailen.

Instructies voor Aangetekend Mailen, Digitaal Ondertekenen of Grote Bestanden mailen? Bekijk onze product informatie pagina voor de overige artikelen.

Je kan ook Aangetekend Mailen via mail-extensie. Daar is een apart artikel voor.

Hieronder volgen eerst 2 werkinstructies, voor elke verzendmethode. Als je jouw verzendmethode hebt gevonden kan je daarna door scrollen naar de kop "Wat gebeurd er bij het verzenden van een Beveiligde Mail?".

Zending via Outlook Plugin

Op het moment dat de plugin is geïnstalleerd zal er na het opstarten van Outlook een extra knop ‘Aangetekend Mailen’ zichtbaar zijn naast de knop ‘Nieuwe e-mail’.

Schermafbeelding 2025-01-27 104131

Bij een handmatige installatie zal de eerste keer een Aangetekend Mailen opstartscherm verschijnen. Het kan ook zijn dat de plugin is geïnstalleerd voor de gehele organisatie, dan is het mogelijk dat dit opstartscherm al is ingevuld en/of niet zal verschijnen. Hoe je deze kan configureren staat in de installatiehandleiding.

Als je op de plug-in klikt opent er een nieuw e-mail venster.  Je kan ook een nieuwe e-mail openen en daarna het Aangetekend Mailen menu aanklikken. Om Beveiligd Mailen te gebruiken dient de route "Beveiligd" open gezet te worden. 

 

 

Het kan zijn dat je het menu of de knop visueel niet (goed) ziet. Dit is meestal als je een "vereenvoudigd lint" gebruikt. Dit kan je wijzigen naar "klassiek lint" om het op te lossen, dit doe je via het haakje rechts boven in, groen gemarkeerd op onderstaande screenshot.

Het kan ook zo zijn dat niet alle menu opties visueel zijn hierboven, dit ligt aan de configuratie instellingen & welk pakket jouw werkgever heeft afgenomen.

 

Stel de Beveiligde Mail op zoals je een normale e-mail ook opstelt. Zet daarnaast de opties in het menu goed:

  1. Vul de ontvanger(s) in.
  2. Vul een onderwerp in.
  3. Schrijf een tekst in de te versturen email.
  4. Voeg optioneel een bijlage toe (dit kan verplicht zijn als jouw werkgever dit zo heeft ingesteld). Dit kan optioneel via de knop "Upload grote bestanden" als het om een file gaat die groter is dan de mail MB limiet, mits dit opgenomen zit in jullie pakket.
  5. Zorg dat in het plug-in menu de route op "Beveiligd" staat.
  6. Kies in het plug-in menu de juiste taal van de ontvanger (Let op: dit heeft geen invloed op jouw inhoudelijke e-mail. Enkel op geautomatiseerde mails vanuit Aangetekend, zoals de aankondiging).
  7. OPTIONEEL: Voeg bij 2FA een telefoonnummer toe. 

Als je een 2FA telefoonnummer toevoegt, word deze altijd bij de zending geactiveerd. Als je dit veld leeg laat, kan het gebeuren dat je later een verzoek terug krijgt om alsnog een telefoonnummer te koppelen. Dit gebeurd als de mailserver geen veilige aflevering kan garanderen, dan word 2FA verplicht gesteld.

Klik hier om de andere verzendmethodes over te slaan & direct naar de configuratie stap te gaan.

Outlook Add-in

Op het moment dat de add-in is geïnstalleerd zal er na het opstarten van Outlook een extra knop ‘Open Aangetekend Mailen’ zichtbaar zijn, meestal rechts boven. Naast de installatie, is de configuratie van mailrules met connector essentieel. Anders werkt de add-in niet.

Om aangetekend te mailen, klik je op "Nieuwe e-mail". Klik vervolgens op "Open Aangetekend Mailen". Aan de rechterzijde van het scherm opent een menu.

Zet de toggle "Beveiligd Mailen" op blauw als je alleen een veilige zending wilt. Wil je 2FA forceren? Zet de toggle "2-Factor autorisatie" dan ook op blauw en vul een telefoonnummer in.  Als je dit veld leeg laat, kan het gebeuren dat je later een verzoek terug krijgt om alsnog een telefoonnummer te koppelen. Dit gebeurd als de mailserver geen veilige aflevering kan garanderen, dan word 2FA verplicht gesteld.

Stel de Beveiligde Mail op zoals je een normale e-mail ook opstelt. Zet daarnaast de opties in het menu goed:

  1. Vul de ontvanger(s) in.
  2. Vul een onderwerp in.
  3. Schrijf een tekst in de te versturen email.
  4. Voeg optioneel een bijlage toe (dit kan verplicht zijn als jouw werkgever dit zo heeft ingesteld). 
  5. Zorg dat in het add-in menu de route op "Beveiligd Mailen".
  6. Kies in het menu de juiste taal van de ontvanger (Let op: dit heeft geen invloed op jouw inhoudelijke e-mail. Enkel op geautomatiseerde mails vanuit Aangetekend, zoals de aankondiging).
  7. OPTIONEEL: Voeg bij 2FA een telefoonnummer toe.

Visueel boven de "Verzenden" knop word zichtbaar welke functies er allemaal ingeschakeld staan. Een goede controle voor de daadwerkelijk verzend.

Wat gebeurd er bij het verzenden van een Beveiligde Mail?

Bij het verzenden van een beveiligde mail zorgen wij ervoor dat er tijdens het transport van de email niemand bij de inhoud van de mail kan komen. Uiteraard wordt de mail encrypted, waardoor deze door onbevoegden niet gelezen kan worden.
Wij controleren of het domein van de ontvanger voldoet aan de beveiligingseisen conform NTA7516. Deze standaard stelt eisen aan veilige e-mail en wordt in het algemeen ook wel “Veilig Mailen” genoemd.

Er zijn 2 routes mogelijk:

  1. Indien het ontvangende e-maildomein veilig wordt bevonden zullen wij de e-mail direct afleveren bij de ontvanger via onze beveiligde server.

  2. Mocht het ontvangende e-maildomein niet voldoen aan deze beveiligingseisen krijgt de verzender een mail terug om het 06-nummer van de ontvanger te koppelen aan de Beveiligde Mail. Zodra het 06-nummer is gekoppeld wordt de Beveiligde Mail verzonden.

telefoonnummer

nummer invoeren

De ontvanger krijgt een e-mail dat er een Beveiligde Mail klaarstaat. In deze mail staat een unieke link naar de inhoud van de verstuurde beveiligde email.

aankondigingsmail Beveiligd Mailen

Zodra er op de knop VRAAG VEILIGE MAIL OP wordt geklikt, gaat de ontvanger naar een beveiligde omgeving waar de code ingevuld kan worden die ontvanger op haar/zijn mobiele telefoon heeft gekregen.

SMS code invoeren

De pagina wordt daarna automatisch geopend in de standaard browser van de ontvanger. Daar wordt de oorspronkelijke tekst en eventuele bijlage zichtbaar.

beveiligde mail inzien