Dit artikel geeft instructies voor het gebruik van de dienst 'Digitaal Ondertekenen' via de plug-in óf add-in in Outlook en het dashboard.
Dit artikel geeft enkel instructies voor de dienst Digitaal Ondertekenen.
Instructies voor Aangetekend Mailen, Beveiligd Mailen of Grote Bestanden mailen? Bekijk onze product informatie pagina voor de overige artikelen.
Je kan ook Aangetekend Mailen via mail-extensie. Daar is een apart artikel voor.
Hieronder volgen eerst 3 werkinstructies, voor elke verzendmethode. Als je jouw verzendmethode hebt gevonden kan je daarna door scrollen naar de kop "configureren handtekeningvelden".
Zending via Outlook Plug-in
Op het moment dat de plug-in is geïnstalleerd zal er na het opstarten van Outlook een extra knop ‘Aangetekend Mailen’ zichtbaar zijn naast de knop ‘Nieuwe e-mail’.
Bij een handmatige installatie zal de eerste keer een Aangetekend Mailen opstartscherm verschijnen. Het kan ook zijn dat de plug-in is geïnstalleerd voor de gehele organisatie, dan is het mogelijk dat dit opstartscherm al is ingevuld en/of niet zal verschijnen. Hoe je deze kan configureren staat in de installatiehandleiding.
Als je op de plug-in klikt opent er een nieuw e-mail venster. Je kan ook een nieuwe e-mail openen en daarna het Aangetekend Mailen menu aanklikken.
Het kan zijn dat je het menu of de knop visueel niet (goed) ziet. Dit is meestal als je een "vereenvoudigd lint" gebruikt. Dit kan je wijzigen naar "klassiek lint" om het op te lossen, dit doe je via het haakje rechts boven in, groen gemarkeerd op onderstaande screenshot.
Het kan ook zo zijn dat niet alle menu opties visueel zijn hierboven, dit ligt aan de configuratie instellingen & welk pakket jouw werkgever heeft afgenomen.
Om Digitaal Ondertekenen te gebruiken moet de route "Ondertekenen" en/of "Aangetekend + Ondertekenen" aangezet te worden. Vervolgens stel je de e-mail op zoals je gewend bent en voeg je de bijlage(s) toe die ondertekent moeten worden.
De dienst functioneert alleen met PDF-Bestanden. Het is dus niet mogelijk om tekenverzoeken te sturen met bijvoorbeeld een Word document.
Kies voor route "Ondertekenen" als je alleen een ondertekening wilt. Wil je ook aan kunnen tonen dat je het tekenverzoek hebt afgeleverd? Kies dan voor route "Aangetekend + Ondertekenen".
Klik hier om de andere verzendmethodes over te slaan & direct naar de configuratie stap te gaan.
Zending via Outlook Add-in
Op het moment dat de add-in is geïnstalleerd zal er na het opstarten van Outlook een extra knop ‘Open Aangetekend Mailen’ zichtbaar zijn, meestal rechts boven. Naast de installatie, is de configuratie van mailrules met connector essentieel. Anders werkt de add-in niet.
Om aangetekend te mailen, klik je op "Nieuwe e-mail". Klik vervolgens op "Open Aangetekend Mailen". Aan de rechterzijde van het scherm opent een menu.
Zet de toggle "Digitaal ondertekenen" op blauw als je alleen een ondertekening wilt. Wil je ook aan kunnen tonen dat je het tekenverzoek hebt afgeleverd? Toggle dan aanvullend "Aangetekend Mailen" op blauw.
Vervolgens stel je de e-mail op zoals je gewend bent en voeg je de bijlage(s) toe die ondertekend dienen te worden.
Visueel boven de "Verzenden" knop word zichtbaar welke functies er allemaal ingeschakeld staan. Een goede controle voor de daadwerkelijk verzend.
De dienst functioneert alleen met PDF-Bestanden. Het is dus niet mogelijk om tekenverzoeken te sturen met bijvoorbeeld een Word document.
Klik hier om de andere verzendmethodes over te slaan & direct naar de configuratie stap te gaan.
Zending via het dashboard
Mailen via het dashboard is een optie wanneer je geen mogelijkheid hebt tot het installeren van de Outlook plugin of add-in.
Dashboard log-in is alleen mogelijk met een Professional of Enterprise pakket. Heb je een Starter abonnement, maar wil je wél een dashboard? Neem contact op met service@aangetekendmailen.nl. Naast mailen heeft een dashboard verschillende andere functionaliteiten.
Ga naar jouw dashboard via de juiste URL en login met jouw inloggegevens. De URL is altijd servernaam.aangetekendmailen.nl. Weet je niet wat de URL is of ben je je login gegevens vergeten? Neem contact op met jouw interne beheerder voor Digitaal Ondertekenen. Zij kunnen een account voor je resetten/aanmaken, je ontvangt automatisch een e-mail om je wachtwoord in te stellen.
Na het inloggen klik je in de menubalk boven in op "Mailen".
Stel de mail op zoals je een normale e-mail ook opstelt.
- Vul de ontvanger in.
- Vul een onderwerp in.
- Schrijf een begeleidende tekst in het vak "Bericht".
- Voeg een bijlage toe bij pijl 1 (Verplicht voor digitaal ondertekenen, alleen PDF files mogelijk).
- Vink "Bijlagen ondertekenen" aan bij pijl 2.
- Kies de juiste taal van de ontvanger (Let op: dit heeft geen invloed op jouw inhoudelijke e-mail. Enkel op geautomatiseerde mails vanuit Aangetekend, zoals de aankondiging).
- OPTIONEEL: Voeg bij 2FA een telefoonnummer toe.
Configureren ondertekenvelden
Zodra de mail is verzonden krijg je een mail terug met een link om de locatie van de ondertekenvelden te configureren. Pas als je deze stap hebt doorlopen, word de mail bij de ontvanger(s) afgeleverd.
Vervolgens wordt de gebruikte browser geopend waarin de te ondertekenen documenten en de ontvangers zichtbaar zijn.
Het is mogelijk om hier de volgorde van de ontvangers in te stellen. Ook is het mogelijk om ze beiden te gelijk te laten ondertekenen. Deze keuze is wel een algemene setting, dus is van toepassing op alle zendingen. Geef je keuze door aan onze support afdeling.
Via de knop ‘Document configureren’ (rechtsboven) kan je de locatie van de handtekening configureren.
In dit venster kunnen de volgende velden worden geconfigureerd in het document per ontvanger:
- Locatie van de handtekening
- Locatie van de naam
- Locatie van de functietitel
- Locatie van de datum
- Locatie van de plaats
- Ruimte voor een vrij invoer veld
Onder "ontvanger" kan je in geval van meerdere ontvangers wisselen van mailadres. Zo kan je per ontvanger de nodige velden aan het document toevoegen. Het onderscheid per ontvanger word aangemerkt met kleurtjes zoals hieronder zichtbaar is.
Zodra de velden zijn geplaatst kies je voor ‘Naar bevestigen’.
Bij deze stap is er de mogelijkheid om eventueel de documenten nog in te zien en worden de ontvangers nogmaals weergegeven. Als alles klopt kan er worden gekozen voor ‘Ondertekenverzoek versturen’.
De mail wordt verzonden naar de ontvangers en de volgende pagina verschijnt ter bevestiging.
De ondertekening
De ontvanger krijgt vervolgens een mail met bijbehorende documenten daarin de optie ‘Digitaal ondertekenen’.
Zodra de ontvanger daar op klikt wordt de gebruikte browser geopend waar de ontvanger de velden kan invullen. De ontvanger kan zelf op het veld klikken of kiezen voor ‘Handtekening invullen’. Dan komt de ontvanger direct in het veld voor de handtekening.
Als de ontvanger op het veld van de handtekening klikt open een pop-up om de handtekening te tekenen. Vervolgens kiest de ontvanger voor ‘Bevestigen’.
Zodra alle velden zijn ingevuld kan de ondertekening worden bevestigd en verschijnt er een controle pagina waar de ontvanger nog een laatste controle kan doen. Hier gaat de ontvanger nogmaals akkoord met de inhoud van de documenten en kiest voor ‘Bevestigen’.
De ontvanger krijgt vervolgens een bevestiging te zien dat de ondertekening is afgerond.
Digitaal Ondertekenen afgerond
Zowel de verzender als de ontvanger krijgen een bevestigingsmail met ondertekende bijlage(s).
Het statusbiljet is toegevoegd als laatste pagina van de ondertekende documenten. Het ondertekende document is geseald met een gequalificeerd eIDAS-certificaat in combinatie met een encryptieproces en een 'Hardware security module (HSM)'. Hierdoor ontstaat een rechtsgeldige digitale handtekening.
