Dit artikel geeft enkel instructies voor de dienst Grote Bestanden Mailen.
Instructies voor Digitaal Ondertekenen, Beveiligd Mailen of Aangetekend Mailen? Bekijk onze product informatie pagina voor de overige artikelen.
Hieronder volgen eerst 3 werkinstructies (plugin, addin of dashboard), voor elke verzendmethode. Als je jouw verzendmethode hebt gevonden kan je daarna door scrollen naar de kop "Ik heb de Grote Bestanden verzonden, wat nu?".
Outlook Plug-in
Op het moment dat de plug-in is geïnstalleerd zal er na het opstarten van Outlook een extra knop ‘Aangetekend Mailen’ zichtbaar zijn naast de knop ‘Nieuwe e-mail’.
Bij een handmatige installatie zal de eerste keer een Aangetekend Mailen opstartscherm verschijnen. Het kan ook zijn dat de plug-in is geïnstalleerd voor de gehele organisatie, dan is het mogelijk dat dit opstartscherm al is ingevuld en/of niet zal verschijnen. Hoe je deze kan configureren staat in de installatiehandleiding.
Stap 1: Zodra je een nieuwe e-mail opent zie je dat er naast Aangetekend Mailen een knop bij is gekomen: 'Upload grote Bestanden'.
Stap 2: Bij de eerste keer klikken op de knop 'Upload grote bestanden' zal gecontroleerd worden of je e-mailadres hiervoor is geautoriseerd. Onderstaande melding verschijnt. Kies hier voor 'Ok'.
Stap 3.1: Als de verificatie goed is gegaan verschijnt onderstaande melding en is de dienst klaar voor gebruik.
Stap 3.2: Als de verificatie niet is geslaagd, krijg je een foutmelding. Probeer het later nogmaals. Lukt het na meerdere pogingen weer niet, neem dan contact op met de interne beheerder voor Aangetekend Mailen.
Stap 4: Klaar voor gebruik! Als je op de "Upload grote bestanden" knop drukt opent er een upload venster om de bijlages in te zetten, zoals op onderstaande screenshot. Klik op upload om bestanden te selecteren en uploaden.
Stap 5: Stel je e-mail op zoals je gewend bent: met ontvanger(s), onderwerp en begeleidend schrijven. Via de button kan je controleren of de bestanden geupload zijn.
Stap 6: Kies via het Aangetekend Mailen menu ook de juiste verzendoptie (Beveiligd of Aangetekend). Dit is optioneel, je kan Grote Bestanden mailen ook gebruiken via normale e-mail.
Outlook Add-in
Let op: Grote Bestanden mailen via de add-in is een nieuwe functionaliteit en nog niet standaard beschikbaar. Je kan via service@aangetekendmailen.nl een aanvraag doen om dit in te schakelen.
Op het moment dat de add-in is geïnstalleerd zal er na het opstarten van Outlook een extra knop ‘Open Aangetekend Mailen’ zichtbaar zijn, meestal rechts boven. Naast de installatie, is de configuratie van mailrules met connector essentieel. Anders werkt de add-in niet.
Om aangetekend te mailen, klik je op "Nieuwe e-mail". Klik vervolgens op "Open Aangetekend Mailen". Aan de rechterzijde van het scherm opent een menu.
Stap 1: Het kan zo zijn, dat je een unieke token ID moet uploaden in het configuratie scherm. Deze kan je opvragen bij je interne beheerder. Dit is niet in alle gevallen nodig.
Klik op "Configuratie" (onderste pijl), er opent een extra menu.
- Servernaam moet altijd connect.aangetekendmailen.nl zijn!
- Upload Server moet je de mailserver van jouw werkgever invullen, deze kan je opvragen bij je interne beheerder.
- Upload Token: vul hier je unieke ID in.
Stap 2.1: Klik op het oranje plusje "Voeg bijlagen toe". Kies de bestanden die je wilt toevoegen als Groot Bestand.
Stap 2.2: Je kan een foutmelding krijgen, controleer dan de ingevulde gegevens onder configuratie op juistheid. Kom je er niet uit? Neem contact op met je interne beheerder.
Stap 3.3: Als het uploaden goed gaat, zie je een groen laadbalkje per bijlage. Bij succesvolle upload word deze visueel boven de oranje plus knop.
Stap 4: Stel je e-mail op zoals je gewend bent: met ontvanger(s), onderwerp en begeleidend schrijven.
Stap 5: Kies via het Aangetekend Mailen menu ook de juiste verzendoptie (Beveiligd of Aangetekend). Dit is optioneel, je kan Grote Bestanden mailen ook gebruiken via normale e-mail.
Verzenden via het dashboard
Mailen via het dashboard is een optie wanneer je geen mogelijkheid hebt tot het installeren van de Outlook plug-in of add-in.
Dashboard log-in is alleen mogelijk met een Professional of Enterprise pakket. Heb je een Starter abonnement, maar wil je wél een dashboard? Neem contact op met service@aangetekendmailen.nl. Naast mailen heeft een dashboard verschillende andere functionaliteiten.
Stap 1: Ga naar jouw dashboard via de juiste URL. Dit is meestal bedrijfsnaam.aangetekendmailen.nl. Weet je niet wat de URL is? Neem contact op met jouw interne beheerder voor Aangetekend Mailen.
Stap 2: Log-in met jouw inloggegevens. Heb je (nog) geen account? Neem contact op met jouw interne beheerder voor Aangetekend Mailen. Zij kunnen een account voor je aanmaken, je ontvangt automatisch een e-mail om je wachtwoord in te stellen.
Stap 3: Na het inloggen klik je in de menubalk boven in op "Mailen".
Stap 4: Stel de mail op zoals je een normale e-mail ook opstelt. Zet daarnaast de opties in het menu goed:
- Vul de ontvanger in.
- Vul een onderwerp in.
- Schrijf een begeleidende tekst in het vak "Bericht".
- Voeg een bijlage als Groot Bestand toe via de oranje plus knop.
- Kies de juiste taal van de ontvanger (Let op: dit heeft geen invloed op jouw inhoudelijke e-mail. Enkel op geautomatiseerde mails vanuit Aangetekend, zoals de aankondiging).
- Kies de juiste verzendmethode: Beveiligd, Aangetekend of Ondertekenen.
- OPTIONEEL: Zet 2FA aan en voeg een telefoonnummer toe.
Stap 5: Klik op "Verzenden".
Bij Grote Bestanden via het dashboard moet je altijd verzenden via één van de diensten: via de add-in en plug-in kan het als normale e-mail, via het dashboard kan dit niet.
Ik heb de Grote Bestanden verzonden, wat nu?
De ontvanger(s) ontvangen de e-mail van jou zoals je die verzonden hebt (dus normaal, aangetekend, etc). Boven jouw verzonden e-mail is een header met download link verschenen.
De ontvanger(s) zien de bijlage dus niet in de mail zelf staan, maar dienen op de link te klikken. Ze worden vervolgens naar een Beveiligde Omgeving gestuurd om de bijlage(s) te downloaden.
