Bij het versturen van een Aangetekende Mail zijn er veel variaties in vervolgstappen. Per stap geven we deze een statuscode. Wat gebeurd er na het verzenden en wat betekenen deze statuscodes? Daarover lees je hier meer.
Ik heb een aangetekende mail verzonden, wat gebeurd er nu?
Na het versturen van een Aangetekende Mail word deze aangeboden aan onze mailserver, dus niet direct afgeleverd bij de ontvanger(s). Vervolgens sturen wij een "Aankondiging" naar de ontvanger(s).
Wat is een Aankondiging?
De aankondiging kan je vergelijken met de fysieke, gesloten enveloppe om jouw brief (mail). Hier is alleen het onderwerp, de afzender en de naam van bijlage(s) zichtbaar.
Onze digitale postbode levert deze af bij de ontvanger(s) en die krijgen 2 opties: accepteren of weigeren. In geval van acceptatie ( "Vraag aangetekende mail op") word het originele bericht in een separate mail beveiligd afgeleverd bij de ontvanger(s). Daarnaast ontvang je als verzender een notificatie. Het zelfde gebeurd bij weigeren, maar dan word het inhoudelijke bericht niet afgeleverd.
Het kan ook gebeuren dat de ontvanger(s) het bericht negeren: dus niet voor accepteren of weigeren kiezen. Er worden in zo'n geval 2 reminders uitgestuurd, ieder na 5 dagen. Na 15 dagen verloopt de Aangetekende Mail dan, ook hiervan ontvang je een notificatie.
Bij het gebruik van Aangetekend Mailen is het belangrijk dat je als verzender kan aantonen dat de aankondiging is afgeleverd bij het juiste e-mailadres,
Bij de status 'Aankondiging afgeleverd' voldoe je aan de ontvangsttheorie, ook als de e-mail niet wordt geaccepteerd of geweigerd.
Het versturen van reminders en de frequentie hiervan kunnen we meestal op maat configureren. Als je dit wilt wijzigen, neem dan contact op met support.
Alternatieven om de aankondiging te accepteren
Naast de knop "Vraag aangetekende mail op", zijn er 3 alternatieve wijzen om het originele bericht te kunnen zien. Deze staan helemaal onderaan de aankondiging mail:
.png?width=632&height=346&name=afbeelding%20(2).png)
1: Open de inhoudelijke mail door op de blauwe URL te klikken of deze te kopiëren en te plakken in de browser adresbalk.
2: Het EML bestand opvragen, als je hier op klikt download de inhoudelijke mail als .eml bestand en kan je deze openen.
3. De inhoudelijke e-mail opent via een beveiligde omgeving in de webbrowser.
Net zoals de benoemde ontvangsttheorie, is het de verantwoordelijkheid van de ontvangende partij om een alternatieve wijze te proberen als ze na opvragen geen bericht hebben ontvangen.
Deze verschillende opties van ophalen zijn onderdeel van de schriftelijkheidsvereiste.
Wat betekenen de statussen op het biljet?
Hieronder een overzicht van mogelijke statussen op de biljetten en een uitleg hierover.
| Beschrijving op het statusbiljet | Uitleg van de beschrijving |
| Aangetekende mail in behandeling genomen | De verzonden Aangetekende e-mail is aangekomen op de Aangetekend Mailen server en wij gaan er mee aan de slag. |
| Aankondiging afgeleverd | De aankondiging is afgeleverd bij de mailserver van de ontvanger. Hiermee kan je direct aantonen dat de Aangetekende e-mail de ontvanger hebt bereikt. |
| Fout: aankondiging kan niet afgeleverd worden | De mailserver van de ontvanger geeft aan dat de aankondiging niet aangenomen kan worden. Vaak ontstaat dit als het e-mailadres niet (meer) bestaat, of als de e-mailbox van de ontvanger vol zit. De exacte reden is bijgevoegd in de status. |
| Herinnering aankondiging verstuurd | Er is een herinnering gestuurd naar de ontvanger omdat de Aangetekende e-mail nog niet is opgevraagd of geweigerd. |
| Aangetekende mail geweigerd door ontvanger | De ontvanger heeft de aangetekende mail geweigerd en zal de origineel verzonden mail dus niet ontvangen. Als ontvanger krijg je hier een statusupdate over. |
| Aangetekende mail verwijderd vanwege verlopen ophaaltermijn | De ontvanger heeft de aangetekende mail niet geaccepteerd of geweigerd binnen de ingestelde periode en na het ingesteld aantal herinneringen. De Aangetekende e-mail wordt na vervallen direct verwijderd op de Aangetekend Mailen omgeving. |
| Aangetekende mail opgevraagd | De ontvanger heeft de Aangetekende e-mail geaccepteerd en de inhoud van de Aangetekende e-mail wordt direct en beveiligd naar de ontvanger verzonden. |
| Aangetekende mail afgeleverd | De inhoud van de geaccepteerde Aangetekende e-mail is afgeleverd bij de mailserver van de ontvanger. |
| Fout: aangetekende mail kan niet afgeleverd worden | De mailserver van de ontvanger geeft aan dat de Aangetekende e-mail of de inhoud hiervan niet aangenomen kan worden. De reden is bijgevoegd in de status. Vaak ontstaat dit als de e-mailbox van de ontvanger vol zit of onjuist geconfigureerd. De exacte reden is bijgevoegd in de status. |