Ik heb een aangetekende mail verzonden, wat gebeurd er nu?
Na het versturen van een Aangetekende Mail word deze aangeboden aan onze mailserver, dus niet direct afgeleverd bij de ontvanger(s). Vervolgens sturen wij een "Aankondiging" naar de ontvanger(s).
Wat is een Aankondiging?
De aankondiging kan je vergelijken met de fysieke, gesloten enveloppe om jouw brief (mail). Hier is alleen het onderwerp, de afzender en de naam van bijlage(s) zichtbaar.
Onze digitale postbode levert deze af bij de ontvanger(s) en die krijgen 2 opties: accepteren of weigeren. In geval van acceptatie ( "Vraag aangetekende mail op") word het originele bericht in een separate mail beveiligd afgeleverd bij de ontvanger(s). Daarnaast ontvang je als verzender een notificatie. Het zelfde gebeurd bij weigeren, maar dan word het inhoudelijke bericht niet afgeleverd.
Het kan ook gebeuren dat de ontvanger(s) het bericht negeren: dus niet voor accepteren of weigeren kiezen. Er worden in zo'n geval 2 reminders uitgestuurd, ieder na 5 dagen. Na 15 dagen verloopt de Aangetekende Mail dan, ook hiervan ontvang je een notificatie.
Bij het gebruik van Aangetekend Mailen is het belangrijk dat je als verzender kan aantonen dat de aankondiging is afgeleverd bij het juiste e-mailadres,
Bij de status 'Aankondiging afgeleverd' voldoe je aan de ontvangsttheorie, ook als de e-mail niet wordt geaccepteerd of geweigerd.
Het versturen van reminders en de frequentie hiervan kunnen we meestal op maat configureren. Als je dit wilt wijzigen, neem dan contact op met support.
Alternatieven om de aankondiging te accepteren
Naast de knop "Vraag aangetekende mail op", zijn er 3 alternatieve wijzen om het originele bericht te kunnen zien. Deze staan helemaal onderaan de aankondiging mail:
.png?width=632&height=346&name=afbeelding%20(2).png)
1: Open de inhoudelijke mail door op de blauwe URL te klikken of deze te kopiëren en te plakken in de browser adresbalk.
2: Het EML bestand opvragen, als je hier op klikt download de inhoudelijke mail als .eml bestand en kan je deze openen.
3. De inhoudelijke e-mail opent via een beveiligde omgeving in de webbrowser.
Net zoals de benoemde ontvangsttheorie, is het de verantwoordelijkheid van de ontvangende partij om een alternatieve wijze te proberen als ze na opvragen geen bericht hebben ontvangen.
Deze verschillende opties van ophalen zijn onderdeel van de schriftelijkheidsvereiste.
Wat betekenen de statussen op het biljet?
Uitleg over de verschillende statussen vind je hier.