Overeenkomsten elektronisch gesloten voldoen aan de wettelijke vereisten als ze raadpleegbaar, authentiek, tijdig vastgesteld en de partijen identificeerbaar zijn. Aangetekend Mailen biedt een dienst die aan al deze voorwaarden voldoet.
Artikel 6:227a BW: Indien uit de wet voortvloeit dat een overeenkomst slechts in schriftelijke vorm geldig of onaantastbaar tot stand komt, is aan deze eis tevens voldaan indien de overeenkomst langs elektronische weg is tot stand gekomen en
- raadpleegbaar door partijen is;
- de authenticiteit van de overeenkomst in voldoende mate gewaarborgd is;
- het moment van totstandkoming van de overeenkomst met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld; en
- de identiteit van de partijen met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld.
(Bron: BW)
Bovenstaande vereisten zijn onmogelijk in een bestaand mail- of postproces, zelfs voor een aangetekend poststuk (niet digitaal) geldt dat men enkel aan punt C voldoet. Aangetekend Mailen voldoet op ieder punt op de volgende wijze:
- Raadpleegbaar door partijen: de inhoud van de Aangetekende Mail wordt in verschillende bestandstypen aangeboden: origineel, EML en PDF via de servers van Aangetekend Mailen. Op deze wijze kan de geadresseerde op verschillende, meest gebruikelijke wijze de inhoud raadplegen.
- De authenticiteit van de overeenkomst in voldoende mate gewaarborgd is: In het geval van Aangetekend Mailen heeft men het over de authenticiteit van de verstuurde documenten. De dienst waarborgt dit door over iedere bijlage een hash te berekenen (SHA2) welke onafhankelijk van elkaar (verzender en geadresseerde) kan worden geverifieerd tot 7 jaar na verzending zonder dat de feitelijke inhoud van de e-mail hoeft te worden opgeslagen.
- Het moment van totstandkoming (van de overeenkomst) met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld: Aangetekend Mailen registreert, als onafhankelijke derde, iedere stap van verzending tot en met ontvangst in een uitgebreid log (track & trace) waarvan een samenvatting wordt gepresenteerd in een biljet welke real-time beschikbaar wordt gesteld aan de Verzender.
- De identiteit van de partijen met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld:om gebruik te kunnen maken van Aangetekend Mailen dient de verzender zich allereerst te authentiseren op een specifiek ingerichte Aangetekend Mailen server, waarmee zijn/ haar identiteit wordt vastgelegd. Alleen geauthentiseerde gebruikers en bekende mailservers van gebruikers kunnen via Aangetekend Mailen e-mails versturen. De ontvangers van e-mail, die op deze wijze wordt verstuurd, hebben geen speciale software nodig om deze e-mail te kunnen ontvangen of de verzender daarvan te kunnen authentiseren. De ontvangers krijgen een email met daarin een link om het e-mailbericht in de vorm van een bijlage op te halen van de server van Aangetekend Mailen. De identiteit van de ontvanger kan in voldoende mate worden aangetoond door eerdere correspondentie op dat mailadres of een ingericht proces bij de verzender waarbij de persoon gekoppeld is aan het betreffende mailadres.
ICTRecht zegt hierover: “Met behulp van Aangetekend Mailen kan bewijs worden geleverd dat een e-mail met een vast te stellen inhoud op een door een onafhankelijke derde vastgesteld moment is verzonden door een geverifieerde verzender en vervolgens is opgehaald door de ontvanger. Aangetekend Mailen levert onder de besproken omstandigheden voldoende bewijs om te voldoen aan de bewijsopdracht die op een verzender van een e-mail zal rusten in geval van betwisting door een wederpartij”.