Wat betekenen de statussen?

Alle status e-mails bevatten een statusbiljet met een overzicht van de verschillende statussen die de zending heeft doorlopen. Elke status geeft inzicht in het verloop van het verzendtraject en toont aan of, wanneer en hoe de ontvanger is bereikt.

Per status wordt uitgelegd:

• wat de status betekent;
• wat de juridische of technische implicatie is;
• welke vervolgstappen eventueel ondernomen kunnen worden. 

Het statusbiljet dient als juridisch bewijsstuk van verzending en aflevering en wordt gebruikt in de rechtszaal als geldig bewijs. Hier is inmiddels al veel jurisprudentie uit ontstaan. 

1 Aangetekende mail in behandeling genomen

• Definitie: De zending is succesvol aangemaakt en ontvangen door ons systeem.
• Wat betekent het? De aangetekende e-mail is correct ingediend. Ons platform verwerkt deze nu en zal het verzendtraject starten.
• Vervolgstap: De e-mailaankondiging wordt voorbereid en verstuurd naar de ontvanger.

• Definitie: De aankondiging van de aangetekende e-mail is verzonden naar de mailbox van de ontvanger.
• Wat betekent het? De technische overdracht van de aankondiging is gestart.
• Vervolgstap: Monitoring van aflevering bij de ontvanger.

• Definitie: De aankondiging is succesvol afgeleverd in de mailbox van de ontvanger.
• Wat betekent het? De verzender heeft bewijs dat de ontvanger is bereikt. Het is nu aan de ontvanger om actie te ondernemen.
• Vervolgstap: De ontvanger kan de inhoud van de aangetekende e-mail openen of weigeren.

• Definitie: Er is een herinneringsmail gestuurd naar de ontvanger.
• Wat betekent het? De ontvanger heeft nog geen actie ondernomen. Het systeem heeft automatisch een reminder verstuurd. Er worden twee herinneringen verstuurd, met een interval van 5 dagen.
• Vervolgstap: Wachten op interactie van de ontvanger.

• Definitie: De ontvanger heeft de aangetekende e-mail geopend en klikt door naar de inhoud.
• Wat betekent het? De ontvanger toont interesse en is bezig met het bekijken van de aangetekende inhoud.
• Vervolgstap: De inhoud wordt afgeleverd in de mailbox van de ontvanger.

• Definitie: De inhoud van de aangetekende mail wordt beschikbaar gesteld aan de ontvanger.
• Wat betekent het? De ontvanger heeft succesvol toegang tot de inhoud aangevraagd, ons systeem gaat de inhoud afleveren bij de ontvanger.
• Vervolgstap: De inhoud wordt afgeleverd in de mailbox van de ontvanger.

• Definitie: De inhoud is met succes afgeleverd in de mailbox van de ontvanger.
• Wat betekent het? De aflevering is voltooid. De ontvanger heeft de inhoud geaccepteerd.
• Vervolgstap: Bewijs van aflevering wordt gearchiveerd; verzender ontvangt bevestiging.

• Definitie: De ontvanger heeft ervoor gekozen de inhoud van aangetekende mail expliciet te weigeren.
• Wat betekent het? De ontvanger heeft geen toegang gekregen tot de inhoud. Deze weigering wordt geregistreerd.
• Vervolgstap: Verzender ontvangt melding en kan ook nu aantonen dat de aangetekende e-mail is afgeleverd. Openen of weigeren is de verantwoordelijkheid van de ontvanger.

• Definitie: De aankondigingsmail is niet afgeleverd (bijvoorbeeld vanwege een foutief e-mailadres of technische blokkade).
• Wat betekent het? De ontvanger is niet bereikt, het verzendproces is beëindigd.
• Vervolgstap: Controleer het e-mailadres of neem contact op met de ontvanger.

• Definitie: De inhoud van de aangetekende e-mail kon niet succesvol worden aangeboden.
• Wat betekent het? Mogelijk is er een technisch probleem of ontbreekt een vereiste actie van de ontvanger. Bijvoorbeeld: de mailbox van de ontvanger is vol.
• Vervolgstap: Neem contact op met de ontvanger om het probleem op te lossen.

• Definitie: De ontvanger heeft de aangetekende e-mail (inclusief herinneringen) ontvangen, maar de inhoud niet binnen de geldende bewaartermijn opgehaald.
• Wat betekent het? De inhoud van de aangetekende e-mail is automatisch verwijderd. De termijn waarbinnen de ontvanger de e-mail kon inzien is verstreken.
• Vervolgstap: De verzender ontvangt een melding van het verlopen van de zending. De verzender kan aantonen dat de ontvanger meerdere keren is bereikt binnen de termijn van 15 dagen.