Dit artikel geeft instructies voor het gebruik van de dienst 'Aangetekend Mailen' via de plug-in óf add-in in Outlook en het dashboard.
Dit artikel geeft enkel instructies voor de dienst Aangetekend Mailen.
Instructies voor Digitaal Ondertekenen, Beveiligd Mailen of Grote Bestanden mailen? Bekijk onze product informatie pagina voor de overige artikelen.
Je kan ook Aangetekend Mailen via mail-extensie. Daar is een apart artikel voor.
Outlook Plug-in
Op het moment dat de plug-in is geïnstalleerd zal er na het opstarten van Outlook een extra knop ‘Aangetekend Mailen’ zichtbaar zijn naast de knop ‘Nieuwe e-mail’.
Bij een handmatige installatie zal de eerste keer een Aangetekend Mailen opstartscherm verschijnen. Het kan ook zijn dat de plug-in is geïnstalleerd voor de gehele organisatie, dan is het mogelijk dat dit opstartscherm al is ingevuld en/of niet zal verschijnen. Hoe je deze kan configureren staat in de installatiehandleiding.
Als je op de plug-in klikt opent er een nieuw e-mail venster. Je kan ook een nieuwe e-mail openen en daarna het Aangetekend Mailen menu aanklikken.
Het kan zijn dat je het menu of de knop visueel niet (goed) ziet. Dit is meestal als je een "vereenvoudigd lint" gebruikt. Dit kan je wijzigen naar "klassiek lint" om het op te lossen, dit doe je via het haakje rechts boven in, groen gemarkeerd op onderstaande screenshot.
Het kan ook zo zijn dat niet alle menu opties visueel zijn hierboven, dit ligt aan de configuratie instellingen & welk pakket jouw werkgever heeft afgenomen.
Stel de Aangetekende Mail op zoals je een normale e-mail ook opstelt. Zet daarnaast de opties in het menu goed:
- Vul de ontvanger(s) in.
- Vul een onderwerp in.
- Schrijf een tekst in de te versturen email.
- Voeg optioneel een bijlage toe (dit kan verplicht zijn als jouw werkgever dit zo heeft ingesteld). Dit kan optioneel via de knop "Upload grote bestanden" als het om een file gaat die groter is dan de mail MB limiet, mits dit opgenomen zit in jullie pakket.
- Zorg dat in het plug-in menu de route op "Aangetekend" staat.
- Kies in het plug-in menu de juiste taal van de ontvanger (Let op: dit heeft geen invloed op jouw inhoudelijke e-mail. Enkel op geautomatiseerde mails vanuit Aangetekend, zoals de aankondiging).
- OPTIONEEL: Voeg bij 2FA een telefoonnummer toe. Zet Incasso op "ja" als je een incassomachtiging wenst via deze zending.
Outlook Add-in
Op het moment dat de add-in is geïnstalleerd zal er na het opstarten van Outlook een extra knop ‘Open Aangetekend Mailen’ zichtbaar zijn, meestal rechts boven. Naast de installatie, is de configuratie van mailrules met connector essentieel. Anders werkt de add-in niet.
Om aangetekend te mailen, klik je op "Nieuwe e-mail". Klik vervolgens op "Open Aangetekend Mailen". Aan de rechterzijde van het scherm opent een menu.
Stel de Aangetekende Mail op zoals je een normale e-mail ook opstelt. Zet daarnaast de opties in het menu goed:
- Vul de ontvanger(s) in.
- Vul een onderwerp in.
- Schrijf een tekst in de te versturen email.
- Voeg optioneel een bijlage toe (dit kan verplicht zijn als jouw werkgever dit zo heeft ingesteld).
- Zorg dat in het add-in menu de route op "Aangetekend Mailen" staat.
- Kies in het menu de juiste taal van de ontvanger (Let op: dit heeft geen invloed op jouw inhoudelijke e-mail. Enkel op geautomatiseerde mails vanuit Aangetekend, zoals de aankondiging).
- OPTIONEEL: Voeg bij 2FA een telefoonnummer toe.
- OPTIONEEL: Vink "Digitaal ondertekenen" aan als je een handtekening op de bijlage wenst. Dit kan enkel als de dienst "Digitaal Ondertekenen" in het pakket van de werkgever zit.
Visueel boven de "Verzenden" knop word zichtbaar welke functies er allemaal ingeschakeld staan. Een goede controle voor de daadwerkelijk verzend.
Mailen via het dashboard
Mailen via het dashboard is een optie wanneer je geen mogelijkheid hebt tot het installeren van de Outlook plug-in of add-in.
Dashboard log-in is alleen mogelijk met een Professional of Enterprise pakket. Heb je een Starter abonnement, maar wil je wél een dashboard? Neem contact op met service@aangetekendmailen.nl. Naast mailen heeft een dashboard verschillende andere functionaliteiten.
Ga naar jouw dashboard via de juiste URL. Dit is altijd servernaam.aangetekendmailen.nl. Weet je niet wat de URL is? Neem contact op met jouw interne beheerder voor Aangetekend Mailen.
Log-in met jouw inloggegevens. Heb je (nog) geen account? Neem contact op met jouw interne beheerder voor Aangetekend Mailen. Zij kunnen een account voor je aanmaken, je ontvangt automatisch een e-mail om je wachtwoord in te stellen.
Na het inloggen klik je in de menubalk boven in op "Mailen".
Stel de Aangetekende Mail op zoals je een normale e-mail ook opstelt. Zet daarnaast de opties in het menu goed:
- Vul de ontvanger in.
- Vul een onderwerp in.
- Schrijf een begeleidende tekst in het vak "Bericht".
- Voeg optioneel een bijlage toe (dit kan verplicht zijn als jouw werkgever dit zo heeft ingesteld).
- Kies de juiste taal van de ontvanger (Let op: dit heeft geen invloed op jouw inhoudelijke e-mail. Enkel op geautomatiseerde mails vanuit Aangetekend, zoals de aankondiging).
- OPTIONEEL: Voeg bij 2FA een telefoonnummer toe.
- OPTIONEEL: Vink "Bijlagen ondertekenen" aan als je een handtekening op de bijlage wenst. Dit kan enkel als de dienst "Digitaal Ondertekenen" in het pakket van de werkgever zit.
Ik heb aangetekend gemaild, wat nu?
Om zeker te zijn dat je Aangetekende Mail goed is verzonden, moet je in de gaten houden of je de bevestigingsmail retour ontvangt in je mailbox: "Aangetekende Mail in behandeling genomen". Ontvang je deze niet? Dan gaat er iets fout. Bekijk of de instellingen wel goed staan, zoals de servernaam. Kom je er niet uit? Neem contact op met support.
Heb je de bevestiging ontvangen? Lees dan in dit artikel meer informatie over de vervolgstappen.